|
ALGEMENE NLGD VOORWAARDEN
HOOFDSTUK I: ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1: Definities
- Algemene Voorwaarden:
Deze Algemene NLGD Voorwaarden, ter vervanging van alle voorgaande voorwaarden van NLGD.
- Organisator:
De Stichting Nederlandse Game Dagen (“NLGD”) en eventuele partners waarmee NLGD in samenwerking een Evenement organiseert, alsmede hun aandeelhouders, bestuurders, commissarissen, vertegenwoordigers, personeel en hulppersonen.
- Overeenkomst van Deelname of Expositie:
De overeenkomst waarbij NLGD voor een bepaalde periode onder bepaalde voorwaarden de mogelijkheid biedt tot het deelnemen aan of exposeren op een Evenement.
- Overeenkomst
Elke overeenkomst waarbij NLGD partij is.
- Evenement:
Elk door of met NLGD georganiseerd congres, conferentie, symposium, seminar, workshop, forum, beurs, expo, tradeshow of vergelijkbaar evenement.
- Deelnemer:
Een ieder die verklaart te willen deelnemen aan een (onderdeel van een) Evenement, in welke hoedanigheid dan ook.
- Exposant:
Een ieder die verklaart te willen deelnemen aan een (onderdeel van een) Evenement en die door de Organisator daartoe wordt toegelaten.
- Contractant:
Een ieder die met NLGD een Overeenkomst sluit.
- Deelnamebedrag:
De volgens de Overeenkomst van Deelname door de Deelnemer aan NLGD verschuldigde vergoeding voor deelname aan het Evenement.
- Expositietarieven:
De volgens de Overeenkomst van Expositie door de Exposant aan NLGD verschuldigde vergoedingen voor Expositie op het Evenement.
- Expositieplaats:
De locatie waar het Evenement plaatsvindt.
Artikel 2: Toepasselijkheid
1. De Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op elke Overeenkomst.
2. De Contractant kan geen beroep doen op afspraken die afwijken van de Algemene Voorwaarden, tenzij die schriftelijk met NLGD zijn overeengekomen.
3. Naast NLGD kunnen haar bestuurders, commissarissen, hulppersonen en vertegenwoordigers zich op de Algemene Voorwaarden beroepen. Derden kunnen geen rechten aan de Overeenkomst of de Algemene Voorwaarden ontlenen.
4. Toepasselijkheid van andere algemene voorwaarden wordt verworpen voor zover die naar het oordeel van NLGD strijdig zijn met de Algemene Voorwaarden.
5. Bij strijdigheid is de Nederlandse tekst van de Algemene Voorwaarden of de Overeenkomst doorslaggevend.
6. Alle door NLGD genoemde prijzen zijn exclusief BTW, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Artikel 3: Toepasselijk recht en geschillen
1. De Overeenkomst en de Algemene Voorwaarden zijn onderworpen aan Nederlandse recht. In alle gevallen waarin de Overeenkomst of de Algemene Voorwaarden niet voorzien beslist NLGD.
2. Indien eventuele geschillen niet in goed overleg kunnen worden opgelost, is de rechtbank te Utrecht exclusief bevoegd het geschil te beslechten.
3. Indien NLGD geheel of gedeeltelijk door de rechter in het gelijk wordt gesteld, zijn alle reële kosten voor juridische bijstand voor rekening van de wederpartij.
HOOFDSTUK II: DEELNEMERS
Artikel 4: Totstandkoming van de Overeenkomst van Deelname
1. De Overeenkomst van Deelname wordt aangegaan middels een inschrijfformulier dat kan worden ingevuld op www.nlgd.nl.
2. Met de elektronische verzending daarvan doet de Deelnemer een onherroepelijk aanbod dat aanvaard is zodra NLGD een bevestiging van inschrijving heeft verzonden aan de Deelnemer.
3. NLGD kan in bijzondere gevallen een inschrijving niet in behandeling nemen.
Artikel 5: Betalingsvoorwaarden
1. Het Deelnamebedrag dient binnen 14 dagen na inschrijving, doch altijd voor de eerste dag van het Evenement, zonder verrekening of opschorting aan NLGD te worden voldaan. Daarna is over het openstaande bedrag de wettelijke rente verschuldigd en kan hem de toegang tot het Evenement worden ontzegd, zonder recht op restitutie.
2. Indien het Deelnamebedrag, verhoogd met eventuele rente, niet binnen 14 dagen na de tweede aanmaning is voldaan, is de Deelnemer tevens 15% buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.
3. Indien de Organisator reeds andere vorderingen op de Deelnemer heeft kan betaling van het Deelnamebedrag eerst daarop in mindering worden gebracht, ondanks een eventueel andersluidende betalingsspecificatie van de Deelnemer.
Artikel 6: Annulering
1. De Deelnemer kan de Overeenkomst annuleren middels een schriftelijke mededeling aan NLGD. Naast een deel van het Deelnamebedrag is de Deelnemer dan de door NLGD gemaakte overige kosten verschuldigd, zonder recht op vergoeding van enige schade.
2. Bij annulering meer dan 10 weken voor aanvang van het Evenement is de Deelnemer administratiekosten verschuldigd ter hoogte van 20% van het Deelnamebedrag, met een minimum van 50 euro.
3. Bij annulering tussen 5 en 10 weken voor aanvang van het Evenement is de Deelnemer 50% van het Deelnamebedrag verschuldigd.
4. Bij annulering minder dan 5 weken voor aanvang van het Evenement is de Deelnemer het gehele Deelnamebedrag verschuldigd.
5. De Deelnemer heeft het recht in geval van annulering een plaatsvervanger te sturen, indien hij daartoe schriftelijk een verzoek indient bij NLGD.
6. NLGD is te allen tijde gerechtigd het toegangsbewijs in te trekken en de Deelnemer of de plaatsvervanger de toegang tot het Evenement te ontzeggen.
Artikel 7: Deelname
1. De Deelnemer heeft gedurende de overeengekomen periode recht op toegang tot de Expositieplaats, alsmede eventuele aanvullende collectieve bijeenkomsten, zoals lunches, diners, koffiepauzes, recepties en excursies, tenzij NLGD bepaald heeft dat zo’n bijeenkomst slechts tegen bijbetaling of op uitnodiging kan worden bijgewoond.
2. Het recht op toegang wordt verleend middels een toegangsbewijs, dat slechts na toestemming van de Organisator overdraagbaar is.
Artikel 8: Overmacht
1. NLGD heeft recht in geval van overmacht het tijdstip en de Expositieplaats te wijzigen of het Evenement af te gelasten, zonder dat de Deelnemer in dat verband recht heeft op vergoeding van enigerlei schade.
2. Van overmacht is in ieder geval sprake in de volgende gevallen: onvoldoende belangstelling van Deelnemers of Exposanten, brand of een nationale ramp, zulks indien dit naar het oordeel van NLGD het welslagen van het Evenement in gevaar kan brengen.
3. Zulke maatregelen geven de Deelnemer geen verderstrekkend recht op annulering dan omschreven in artikel 6.
4. Bij afgelasting van het Evenement vervallen de inschrijvingen en zullen de betaalde Deelnamebedragen worden gerestitueerd onder aftrek van de reeds voor de organisatie van het Evenement ontstane kosten, tot een maximum van 15% van alle Deelnamebijdragen. De Deelnemer dient daarbij altijd de op zijn verzoek gemaakte overige kosten integraal te voldoen.
Artikel 9: Aansprakelijkheid
1. De Organisator is niet aansprakelijk voor enigerlei schade aan goederen of personen, tengevolge van beschadiging of verlies, door eventuele gebreken van de Expositieplaats of daarbij behorende terreinen, of schade veroorzaakt door derden, voor zover die schade niet door een verzekering is gedekt.
2. De Deelnemer dient zich te verzekeren tegen alle schade die door zijn toedoen of nalatigheid aan goederen en/of personen wordt toegebracht. De Deelnemer vrijwaart de Organisator voor alle aanspraken die anderen in dat verband tegen de Organisator zouden kunnen doen gelden.
Artikel 10: Verbodsbepalingen
Het is de Deelnemer niet toegestaan zonder schriftelijke toestemming van de Organisator:
1. Enquêtes onder de bezoekers van het Evenement te houden of te doen houden op de Expositieplaats of de daarbijbehorende terreinen.
2. Activiteiten te ontplooien, waardoor naar het oordeel van de Organisator schade kan worden veroorzaakt of afbreuk kan worden gedaan aan het Evenement als collectieve manifestatie, ook als deze activiteiten niet gericht zijn tegen een of meer (groepen van) Deelnemers of Exposanten, behoudens activiteiten die kunnen worden aangemerkt als gebruikelijk in onderlinge concurrentieverhoudingen.
Artikel 11: Ordehandhaving
Indien de Deelnemer de voorschriften of aanwijzingen van de Organisator niet naleeft is de Organisator gerechtigd voor Deelnemer’s rekening en risico maatregelen te treffen waardoor voldaan wordt aan die voorschriften of aanwijzingen. De Organisator is daarbij bevoegd de Deelnemer onmiddellijk nu en in de toekomst van verdere deelname uit te sluiten.
HOOFDSTUK III: EXPOSANTEN
Artikel 12: Totstandkoming van de Overeenkomst van Expositie
1. De Overeenkomst van Expositie wordt aangegaan middels een aanmeldingsformulier dat kan worden ingevuld op www.nlgd.nl.
2. Invulling en verzending van het online aanmeldformulier geldt als een onherroepelijk aanbod van de kandidaat-exposant tot deelname aan het Evenement.
3. Na aanmelding ontvangt de kandidaat-exposant een bevestiging van aanmelding. De Overeenkomst komt echter pas tot stand zodra NLGD een bevestiging van inschrijving heeft verzonden aan de Exposant.
4. NLGD kan zonder opgaaf van reden een aanmelding weigeren, zonder daarbij tot enige schadevergoeding verplicht te zijn anders dan restitutie van mogelijk gedane aanbetalingen, eventueel onder verrekening met openstaande schulden.
Artikel 13: Betalingsvoorwaarden
1. De door NLGD bepaalde tarieven zijn vindbaar op www.nlgd.nl. NLGD kan van de opgegeven specificaties afwijken en naar haar oordeel passende alternatieve voorzieningen verschaffen.
2. Aanvullende diensten worden volgens nacalculatie in rekening gebracht.
3. De Exposant dient 25% van de Expositietarieven binnen 14 dagen na factuurdatum aan NLGD te voldoen. Het gehele bedrag dient uiterlijk 10 weken voor het Evenement te zijn voldaan.
4. Diensten die op nacalculatie worden gefactureerd, dienen binnen 14 dagen na factuurdatum te zijn voldaan.
5. Vanaf het verstrijken van de betaaltermijn is de wettelijke rente verschuldigd en kan de Exposant de toegang tot het Evenement worden ontzegd, zonder recht op restitutie. Indien enig verschuldigd bedrag, verhoogd met eventuele rente, niet binnen 14 dagen na de tweede aanmaning is voldaan, is de Exposant tevens 15% buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.
6. Indien de Organisator reeds andere vorderingen op de Exposant heeft, kan betaling van de Expositietarieven eerst daarop in mindering worden gebracht, ondanks eventueel andersluidende betalingsspecificatie van de Exposant.
7. De Exposant is niet gerechtigd zijn betalingen op te schorten of middels verrekening te doen plaatsvinden.
8. Elk protest door de Exposant met betrekking tot een factuur dient, op straffe van verval van recht, schriftelijk binnen de acht dagen na de factuurdatum te geschieden. Dergelijk protest verleent aan de Exposant geen enkel recht om enige betalingsverbintenis of elke andere verbintenis tegenover de Organisator op te schorten.
Artikel 14: Annulering
1. De Exposant kan de Overeenkomst annuleren door een schriftelijke mededeling aan NLGD. Naast een deel van de Expositietarieven is de Exposant dan de door de Organisator gemaakte overige kosten verschuldigd, zonder recht op vergoeding van enige schade.
2. Bij annulering meer dan 10 weken voor aanvang van het Evenement is de Exposant 25% van de Expositietarieven verschuldigd.
3. Bij annulering minder dan 10 weken voor aanvang van het Evenement is de Exposant de volledige Expositietarieven verschuldigd.
4. Indien de Exposant zonder annulering de standplaats op het Evenement niet daadwerkelijk inneemt is de Exposant de volledige kosten verschuldigd. De Organisator kan in dat geval de standplaats alsnog aan een andere Exposant toewijzen of daarop een afwezigheidsmelding plaatsen.
Artikel 15: Toewijzing der standplaatsen
1. De standplaats van de Exposant in de Expositieplaats, zowel qua plaats als qua afmetingen, wordt door de Organisator bepaald, zoveel mogelijk rekening houdend met de opgegeven voorkeur.
2. Indien de Exposant reeds eerder aan een zelfde Evenement deelnam en hij zich binnen de twee maanden na opening van de inschrijvingen aanmeldde, zal hij zoveel mogelijk voorrang genieten bij de toewijzing der standplaatsen.
3. De Organisator kan het grondplan van het Evenement te allen tijde aanpassen en de indeling van de standplaatsen veranderen zonder dat de Exposant recht heeft op vergoeding van enigerlei schade.
Artikel 16: Op- en afbouw
1. Het ‘exhibitor manual' wordt uiterlijk 1 maand vóór aanvang van het Evenement aan de Exposant ter beschikking gesteld. Hierin staan alle reglementen en tijdstippen voor de opbouw- en afbouw beschreven evenals mogelijkheden voor bestellen van extra diensten.
2. Buiten de in het exhibitor manual genoemde periode zijn werkzaamheden aan de stands, alsmede het binnenbrengen van goederen niet toegestaan.
3. Alle constructies, goederen, tentoonstellingsmateriaal e.d. die niet verwijderd of weggehaald zijn uiterlijk op het in het ‘exhibitor manual' vermelde uur op de dag van de afbraak zullen door de Organisator verwijderd worden op kosten en op risico van de Exposant.
4. Goederen en materialen in het kader van dergelijk initiatief door de Organisator opgeruimd, zullen niet meer door de Exposant kunnen opgeëist worden. Met het verlaten van de Expositieplaats op het uur vastgesteld in het ‘exhibitor manual', doet de Exposant definitief afstand van deze goederen.
Artikel 17: Inrichting van de standplaats
1. De Organisator kan installaties die de algemene inrichting van het Evenement, de naburige Exposanten of het publiek zouden kunnen schaden of hinderen, weghalen of wijzigen.
2. Decoratie, geluid en/of andere uitingen die de belangen van derden kunnen schaden, schade kunnen veroorzaken of het algemene zicht kunnen verstoren kunnen door de Organisator te alle tijde verwijderd worden op kosten en risico van de Exposant. De Organisator kan zo’n beslissing nemen zonder instemming van de Exposant.
3. De Exposant zal geen materiaal en/of constructies aanbrengen die ontplofbaar of ontvlambaar zijn of die de bezoekers kunnen hinderen. Het is de Exposant streng verboden om gasflessen of ontvlambaar materiaal dat niet brandwerend is gemaakt te gebruiken of op te slaan in de ruimtes van de Expositieplaats. De Exposant zal in de stand alle maatregelen nemen om het brandrisico te vermijden en zal desbetreffend zich gedragen naar alle eventueel door de Organisator te verschaffen richtlijnen.
4. De tentoongestelde producten en toestellen moeten uitgerust zijn en geplaatst worden conform de toepasselijke wettelijke veiligheidsvoorschriften en reglementen.
5. Bij demonstraties moet de Exposant alle voorzorgsmaatregelen nemen voor de veiligheid van het personeel, de bezoekers en voor het in goede staat houden van de Expositieplaats. De Exposant is als enige verantwoordelijk voor elk ongeval dat zich kan voordoen naar aanleiding van demonstraties of ingevolge het materieel dat wordt tentoongesteld of gebruikt.
6. De Exposant is, onverminderd de door de Organisator in het kader van de standverhuur te verlenen diensten, verantwoordelijk voor het onderhoud van de toegewezen standplaats.
Artikel 18: Verbod op cessie of onderverhuur
Het is de Exposant niet toegestaan zijn rechten jegens de NLGD over te dragen aan een derde. Onderverhuur is uitdrukkelijk verboden.
Artikel 19: Garantiebepalingen
1. De Exposant garandeert dat haar activiteiten in het kader van het Evenement, waaronder de door haar op het Evenement getoonde c.q. aangeprezen goederen en diensten en alle door haar verzorgde publiciteit, op geen enkele wijze onrechtmatig of in strijd zijn met rechten van derden, zoals bijvoorbeeld rechten van intellectuele eigendom (waaronder auteursrechten, merkrechten, octrooirechten, modelrechten).
2. Voorts garandeert de Exposant dat alle informatie die zij in het kader van het Evenement aan de Organisator ter beschikking stelt omtrent haar activiteiten, bijvoorbeeld voor publicatie in de gids of op de website van het Evenement, volledig en correct is en niet op enigerlei wijze onrechtmatig of in strijd is met rechten van derden.
3. Indien de Exposant kennis heeft genomen van een mogelijke inbreuk op rechten van derden door haar op het Evenement getoonde c.q. aangeprezen goederen en diensten, zal hij de Organisator daarvan onverwijld schriftelijk in kennis stellen onder overlegging van een kopie van de schriftelijke sommatie van de derde (indien aanwezig).
4. De Exposant zal alle informatie omtrent haar activiteiten en de eventuele(dreigende) geschillen met derden daaromtrent, waarvan zij redelijkerwijs behoort te begrijpen dat de Organisator daarvan kennis dient te nemen, tijdig aan de Organisator mededelen. In geval van (conservatoir of executoriaal) beslag is de Exposant verplicht daarvan onverwijld schriftelijk mededeling te doen aan de Organisator.
5. De Exposant vrijwaart de Organisator voor alle aanspraken van derden wegens inbreuk op rechten van intellectuele eigendom of anderszins, in verband met de activiteiten van de Exposant (en de voor haar werkzame derden) in het kader van het Evenement, waaronder de door de Exposant op het Evenement getoonde c.q. aangeprezen goederen en diensten. De Exposant verplicht zich de Organisator volledig schadeloos te stellen voor alle door haar geleden schade en kosten, waaronder begrepen de volledige kosten van rechtsbijstand, die verband houden met een (vermeende) inbreuk door de Exposant op rechten van derden.
Artikel 20: Aansprakelijkheid Exposant
1. De Exposant is aansprakelijk voor alle schade die door zijn toedoen of door toedoen van zijn personeel, hulppersonen en houders van door hem verstrekte toegangskaarten wordt veroorzaakt. De Exposant dient zich tegen deze aansprakelijkheid te verzekeren en vrijwaart de Organisator voor alle aanspraken die anderen terzake tegen de Organisator zouden kunnen doen gelden.
2. Betalingsverzuim van enige verzekeringspremie of eventuele kosten in dit verband geeft de Organisator het recht de Exposant de toegang te ontzeggen tot het Evenement.
Artikel 21: Aansprakelijkheid Organisator
1. De Organisator is niet aansprakelijk voor enig handelen of nalaten van derden waardoor de Exposant in het genot van zijn standplaats wordt gestoord. Evenmin is de Organisator aansprakelijk voor eventuele andere schade.
2. Deze uitsluiting van aansprakelijkheid geldt ook indien de schade het gevolg is van aan de Organisator toe te rekenen handelen of nalaten van een derde.
3. Goederen, waaronder emballage, bevinden zich op de Expositieplaats en bijbehorende terreinen voor rekening en risico van de Exposant.
4. De Organisator is, behoudens opzet of bewuste roekeloosheid, niet aansprakelijk voor schade van welke aard ook, ontstaan tengevolge van beschadiging of verlies van goederen of personen, noch voor schade ontstaan door het niet of onvoldoende functioneren van technische installaties van de Expositieplaats of door eventuele andere gebreken van deze Expositieplaats of de bijbehorende terreinen. De Organisator is nimmer aansprakelijk voor gevolgschade.
5. Indien aan de Organisator geen (volledig) beroep zou toekomen op deze aansprakelijkheidsuitsluitingen dan is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag aan Expositietarieven dat tijdig door de Exposant is betaald.
Artikel 22: Overmacht
1. NLGD heeft het recht in geval van overmacht het tijdstip en de Expositieplaats te wijzigen of het Evenement af te gelasten, zonder dat de Exposant in dat verband recht heeft op vergoeding van enigerlei schade.
2. Van overmacht is in ieder geval sprake in de volgende gevallen: onvoldoende belangstelling van Deelnemers of Exposanten, brand of een nationale ramp, zulks indien dit naar het oordeel van NLGD het welslagen van het Evenement in gevaar kan brengen.
3. Zulke maatregelen geven de Exposant geen verderstrekkend recht op annulering dan omschreven in artikel 14.
4. Bij afgelasting van het Evenement vervallen de inschrijvingen en zullen de betaalde Expositietarieven worden gerestitueerd onder aftrek van de reeds voor de organisatie van het Evenement ontstane kosten, tot een maximum van 15% van alle Expositietarieven. De Exposant dient daarbij altijd de op zijn verzoek gemaakte overige kosten integraal te voldoen.
5. In geval van overmacht heeft NLGD het recht om de uitvoering van de Overeenkomst van Expositie voor de duur van de overmacht op te schorten, of om die geheel of gedeeltelijk te beëindigen, zonder dat de Exposant recht heeft op enige schadevergoeding.
6. Indien het Evenement wegens overmacht afgelast, uitgesteld of ingekort wordt, is de Organisator niet aansprakelijk en vindt er geen restitutie plaats van door de Exposant betaalde bedragen. Dit is het bedrijfsrisico van de Exposant. NLGD kan geheel onverplicht naar gelang de betaalde bedragen en het resterende bedrag na aftrek van kosten een (gedeeltelijke) restitutie doen plaatsvinden.
Artikel 23: Afgelasting buiten overmacht
Indien buiten gevallen van overmacht de Organisator besluit om het Evenement geen doorgang te laten vinden, heeft de Exposant uitsluitend recht op de terugbetaling van de reeds betaalde bedragen, niet op enige schadevergoeding.
Artikel 24: Verbodsbepalingen
Het is de Exposant niet toegestaan zonder schriftelijke toestemming van of namens de Organisator:
1. Enquêtes onder de bezoekers van het Evenement te houden of te doen houden op de Expositieplaats of de daarbijbehorende terreinen.
2. Activiteiten te ontplooien, waardoor naar het oordeel van de Organisator schade kan worden veroorzaakt of afbreuk kan worden gedaan aan het Evenement als collectieve manifestatie, ook als deze activiteiten niet gericht zijn tegen een of meer (groepen van) Deelnemers of Exposanten, behoudens activiteiten die kunnen worden aangemerkt als gebruikelijk in onderlinge concurrentieverhoudingen.
Artikel 25: Ordehandhaving
1. De Organisator kan met onmiddellijke ingang de Overeenkomst van Expositie beëindigen indien de Exposant in strijd handelt met de Algemene Voorwaarden of enige andere wettelijke of contractuele bepaling waaraan hij jegens de Organisator is gebonden.
2. Indien de Exposant weigert de standplaats dan vrijwillig te verlaten, kan de Organisator overgaan tot de gedwongen uitzetting op kosten van de Exposant, zonder dat de Exposant daardoor enig recht op restitutie verkrijgt.
3. De Organisator heeft jegens de uitgezette Exposant recht op vergoeding van alle schade die de Organisator zal lijden ten gevolge van de feiten die tot de uitzetting aanleiding hebben gegeven.
versie 1.0
|
